Enregistrement des coûts de l'entrepreneur dans le bon de travail

Le Défi:

Les coûts de l'entrepreneur peuvent absorber une grande partie du budget d'entretien. Mainsaver classe les coûts du bon de travail en fonction des matériaux, de la main-d'œuvre interne et du travail des entrepreneurs. Si les coûts de l'entrepreneur sont enregistrés sur un bon de travail, il fournit des données pour produire des rapports de coûts sommaires afin de déterminer si des économies peuvent être réalisées en embauchant du personnel supplémentaire plutôt que de payer un entrepreneur.

La Méthode:

Il existe quatre méthodes pour enregistrer les coûts de l'entrepreneur dans Mainsaver.

1. Mettre en place l'entrepreneur dans le personnel et référencer un bon de commande avec un nombre d'heures de couverture. Enregistrez des feuilles de temps pour documenter le temps passé sur des tâches individuelles. Cette méthode fonctionne bien avec les entrepreneurs toujours sur place.
2. Créez une demande d'achat, manuellement ou via la planification des bons de travail, puis placez lÉtape 1 - Configurez un ordre d'achat de service normal avec un élément de campagne indiquant les heures et le code métier de l'entrepreneur. demande approuvée sur un bon de commande. Une fois qu'une commande d'achat est créée, le montant est effectivement facturé au bon de travail lorsque la commande d'achat est reçue dans le module Matériel. Cette méthode sera utilisée pour l'utilisation périodique des entrepreneurs.
3. Inscrivez le coût du contrat par rapport au bon de travail dans le module Temps et matériel utilisé. Cela fonctionne sans commande et peut être effectué avant ou après la fermeture du bon de travail.
4. Entrez le coût de l'entrepreneur lors de la fermeture ou de l'achèvement du bon de travail.

Chacune de ces méthodes permet l'enregistrement d'une quantité spécifique de temps et / ou d'argent par rapport à un bon de travail.

Method 1 – Mettre en place un entrepreneur en tant qu'employé

Étape 1 - Configurez un ordre d'achat de service normal avec un élément de ligne indiquant les heures et le code métier de l'entrepreneur.

Par exemple, la capture d'écran suivant montre une commande d'achat pour 1000 heures

Étape 2 - Mettre en place l'entrepreneur en tant qu'employé. Assurez-vous de cocher la case de l'entrepreneur et entrez le numéro de bon de commande actuel pour leurs services.
(Notez que le bon de commande doit être pour les services horaires et que le code de métier de l'entrepreneur figure sur la ligne de détail du bon de commande.)

Étape 3 - Heures de facturation. Une fois que cela est configuré, cet employé peut être facturé aux bons de travail ou même directement à un actif ou à un centre de coûts. Chaque feuille de temps entrée dans Mainsaver entraîne automatiquement un accusé de réception sur la commande d'achat. Il y a deux endroits pour charger le temps;

1. Module Temps et Matériaux, Temps puis Nouveau

Champs obligatoires
Date du rapport - c'est la date du service. Double-cliquez pour voir un calendrier.
ID de l'employé - L'ID de l'entrepreneur
Heures - le nombre d'heures
Numéro du bon de travail - ceci chargera aussi le temps sur l'actif
Appuyer sur le bouton 'Détail' permet d'entrer des informations optionnelles supplémentaires.

2. Ce même écran est disponible dans les fonctions CLOSE et COMPLETE.

Les feuilles de temps doivent être compilées à la fin de la journée ou de la semaine pour appliquer les frais. Les gestionnaires peuvent revoir et modifier les feuilles de temps avant leur publication. Pour l'affichage des informations de la fiche de présence de l'entrepreneur, il y a trois façons de voir cette information.

1- Module de bon de travail
a. Rapport actuel détaillé du bon de travail dans le menu Listes
b. Historique des bons de travail dans le menu des Rapports

2- Module Temps et Matériel, sous-module Temps
a. Utiliser une requête pour récupérer les enregistrements de l'entrepreneur
b. Utiliser le rapport de temps de l'entrepreneur dans le menu Listes

3- Module de commande d'achat
a. Modifier le bon de commande
b. Exécutez le rapport d'appariement du fournisseur ou le rapport sur l'historique du fournisseur

Méthode 2 - planification, achat et réception de services

Étape 1 - Demander des services dans la phase de planification des bons de travail

Répondez «Oui» si vous êtes invité à «Demander des pièces et des services». Cela va créer une demande d'achat.

Étape 2 - Créer un bon de commande

Utilisez le bouton "Sélectionner la commande d'achat" pour retrouver les demandes d'achat en cours. Le bon de commande doit être reçu avant que les frais ne soient appliqués au bon de travail.

Étape 3 - Module de Réception du matériel du bon de commande, Transactions, puis Entrez le numéro du bon de commande 

Appuyez sur le bouton «Recevoir» pour recevoir. Les services reçus seront facturés sur le bon de travail.

Méthode 3 - coûts de l'entrepreneur en enregistrements en dehors d'un bon de commande

Cette option permet d'enregistrer le coût d'une visite de l'entrepreneur sans commande ou pré-planification.

Module du temps et des matériaux utilisés, Contrats, Nouveau

Champs obligatoires
Numéro du bon de travail
Fournisseur -Utilisez la fonction F3 / Recherche si vous le souhaitez
Date de réception - modifier la date le cas échéant
Recevoir la quantité - entrez le nombre de jours, d'heures ou 1 si c'est à la job
Recevoir UOM - sélectionnez l'unité de mesure
Coût de l'article - Prix par heure, jour ou travail

Appuyez sur Recevoir lorsque vous avez terminé. La charge apparaîtra sur le bon de travail et

Méthode 4 - Demander à l'entrepreneur de fermer ou de terminer un bon de travail

Utilisez l'onglet "Contrats"

Appuyez sur "Appliquer" et la charge est enregistrée immédiatement.